ファイル整理は、フォルダを増やす前に。ひとり事業の保存ルールファイルと情報の置き場所を決める

01全部ではなく、今動いている一つの案件から

最初にPC全体を整理しようとすると、古い資料の要否を判断するだけで作業が増えます。まずは今週使う案件を一つ選び、その案件の資料だけを対象にします。

1. 現在の保存先を書き出す。デスクトップ、ダウンロード、クラウド、メールの添付など。
2. 編集を続けるファイルと、すでに相手に送ったファイルを確認する。
3. 元に戻せるコピーや履歴を確保してから、小さな範囲で試す。

共有中のファイルは、自分だけの都合で移動しないでください。リンクや他の資料からの参照が変わる場合があります。元データに依存する制作ファイルも、関連素材ごと扱う必要があるため、通常の書類と同じ感覚で一括移動しないようにします。

02案件ごとに、正本の置き場所を一つ決める

例えば「A社のWebサイト改修」なら、案件フォルダの中に、次の三つを置くところから始めます。番号は並び順を揃えるための例です。

送付版は「編集する正本」と役割が違います。作業中のファイルを更新しながら、相手へ何を送ったかを別に残す考え方です。クラウド上の一つの文書を共有している場合も、送付時点の内容をどう確認できるか、運用を決めておきます。

見積書を「営業」にも「A社」にも複製して置くと、どちらを直したか分からなくなります。編集する正本を一つ決め、別の場所からも見つけたい場合は、利用環境に合うショートカットやリンクを検討します。

03ファイル名は、探す手がかりと版を揃える

ローカルファイルを版ごとに残すなら、例えば「日付_案件名_内容_版」の順にします。ここでは日付を「その版を保存した日」と決めます。送付済みフォルダでは「送った日」とするなど、場所ごとの意味を記録しておくと迷いにくくなります。

全ファイルにすべての情報を詰める必要はありません。日付で探さない画像なら日付を省き、案件名や用途を優先して構いません。検索で使う言葉を揃え、「A社」と「株式会社A」が混在しないようにします。

版履歴を管理できる共同編集文書では、修正のたびに複製するより、一つの文書を更新する方が扱いやすい場合があります。保存方法を混在させるなら「どれを見れば最新か」を先に決めます。

04一時置き場には、見直すタイミングを付ける

保存先に迷うたびに新しいフォルダを作る代わりに、「00_一時置き」を一つ用意する方法もあります。ただし、入れっぱなしなら名前が変わっただけです。

例えば「案件の作業を終える前に見直す」と決め、次の三つに分けます。

• 使うもの：案件内の決めた場所へ移す。
• 判断できないもの：確認する内容をメモし、保留にする。
• 不要と思うもの：保存義務や共有への影響を確認してから扱いを決める。

名前が似ているだけで重複と決めつけないでください。内容、版、送付先が違う可能性があります。この記事の整理例は、契約書や帳票などの保存・廃棄基準を決めるものではありません。

05AIには、まず分類案だけを頼む

分類に迷うなら、架空のファイル名でルールを試してみます。実際の顧客名や案件名を含む一覧を渡す前に、その情報を利用サービスへ入力してよいか確認します。分類案を作るだけなら、本文や原本ファイルまで渡す必要はありません。

一つの案件のファイル整理案を作ってください。
実際の移動・削除・名前変更は行わず、表で提案してください。

【置き場所】
01_作業中／02_送付済み／03_参考資料
判断材料が足りないものは「要確認」にしてください。

【架空の一覧】
・提案書_v03.docx：現在編集中
・提案書_v02.pdf：9月15日に相手へ送付
・ロゴ原本.png：相手から受領
・提案書_最終.pdf：送ったかどうか不明

【出力する列】
現在の名前／置き場所の案／判断理由／人が確認すること

【条件】
名前だけで最新版や不要ファイルと断定しない。
送付済みかどうか不明なら推測しない。
削除対象を決めない。

この例なら、送付履歴が不明な「提案書_最終.pdf」は、人が履歴を確かめる対象です。AIの分類がもっともらしくても、実際の保存先や送付の事実を知っているとは限りません。

06一つの案件で試す、保存ルールの記入シート

ルールが使えるかは、次にファイルを保存するときに確かめます。「どこに置くか」「どれを編集するか」「何を相手に送ったか」の三つを迷わず判断できれば、まずは十分です。迷ったファイルだけを記録し、例外のために分類を増やしすぎないように見直します。

ファイル整理以外も含めて仕事を分けたい場合は、ひとり事業の業務整理へ。送付時の確認は、AIメールの依頼文と送信前の確認例で、本文・宛先・添付を分けて確認できます。

本記事は編集部による運用の提案です。フォルダ構成とファイル名は架空例であり、実際の顧客データや特定製品の検証結果ではありません。